صفحه نخست کسب و کار مدیریت و رهبری ۲۰ مهارت مدیریتی که باید قبل از ۲۰ سالگی از آن آگاه باشیم

۲۰ مهارت مدیریتی که باید قبل از ۲۰ سالگی از آن آگاه باشیم

20 مهارت مدیریتی که باید قبل از 20 سالگی از آن آگاه باشیم
20 مهارت مدیریتی که باید قبل از 20 سالگی از آن آگاه باشیمReviewed by دقیقه on Sep 22Rating: 5.0

توانایی مدیریت زمان به بهترین نحو چیزی است که بهتر است هرچه زودتر انجام شود. هرچه زودتر شروع کنید، این مهارت هایی بهتر با شما همراه می شوند. خبره شدن در مهارت های مدیریت زمان در دهه ۲۰ زندگی شما را برای بقیه زندگی تان در مسیر موفقیت قرار می دهد. اما اگر هنوز آنها را در خود ارتقاء نداده اید نگران نباشید. می توانید همین امروز  شروع کنید! هر روز یک مهارت را انتخاب کنید در کمتر از یک ماه همه آنها را تکمیل کنید.

۱- هر روز از یک دفترچه یادداشت تقویم دار یا یک اپلیکیشن تقویم استفاده کنید

به خاطر سپردن همه قرارهای ملاقات کار بی فایده ای است. به همین خاطر افراد موفق از تقویم استفاده می کنند. برای مثال من پیشنهاد می کنم از تقویم گوگل استفاده کنید. استفاده از آن رایگان است و می توانید آن را تنظیم کنید تا ایمیل های یادآوری برای امور ضروری برایتان ارسال کند. دریافت یک ایمیل یادآوری درباره یک سفر از چند روز قبل می تواند بسیار مفید باشد.

۲- از یک ابزار مدیریت کار استفاده کنید

بله استفاده از یک لیست انجام امور برای مدیریت موفق زمانتان ضروری است. در ابتدا ممکن است تنها از چند برگه کاغذ استفاده کنید. اما بسیار بهتر است است که از یک ابزار مدیریت کار تخصصی استفاده کنید. می توانید از دفترچه یادداشت مرغوب مانند Moleskine یا حتی از یک ابزار دیجیتال استفاده کنید.

۳- با تعیین یک زمان خواب ۷ تا ۹ ساعته برای خوابتان ارش قائل شوید

کم کردن زمان خواب برای تفریح و انجام کار بیشتر یک استراتژی کوته بینانه و یک عادت نابود کننده است. تمام روز خسته بودن بدین معناست که شما می توانید از زمانتان به طور موثرتری استفاده کنید، مهم نیست تا چه حد منظم هستید. پس خود را عادت دهید که هر شب ۷ تا ۹ ساعت بخوابید.

۴- هر هفته، هفته گذشته تان را مرور کنید

یادگیری اینکه چطور یک مرور هفتگی انجام دهید یکی از بهترین عادتهای مدیریت زمان برای ارتقاء فردی محسوب می شود. مرور هفتگی مفهومی است که توسط David Allen، نویسنده کتاب بازدهی کلاسیک "انجام همه کارها" ارائه شد. برای شروع مرور هفتگی، مراحل زیر را انجام دهید:

  • اول تقویم را برای هفته گذشته و هفته جاری مرور کنید- به دنبال امور باقی مانده، ملاقات ها و دیگر امور مهمی باشید که نیاز به توجه بیشتری دارند.
  • دوم، جعبه دریافت ایمیل خود را مرور کنید (ایمیل های شخصی و شرکتی).
  • سوم، اهداف یک ساله خود را مرور کنید و برای کار بر روی آنها در هفته پیش رو برنامه ریزی کنید.

این تمرین به شما کمک میک ند تا بهتر برنامه ریزی کنید و از سورپرایزهای نامطلوب جلوگیری کنید.

۵- هر روز برای ۴ ساعت کار واقعی برنامه ریزی کنید

آیا می دانستید مدیران پروژه اغلب تصور می کنند که مردم کمتر از ۱۰۰% بازدهی در هر روز دارند؟ این درست است! شما ممکن است ۸ ساعت کاری در هر روز داشته باشید اما حقیقت این است که تنها در نیمی از روز بازدهی بالایی دارید. نصف دیگر روز بوسیله ملاقات ها، پاسخ به ایمیل ها، جستجو در اینترنت و فعالیت های مربوطه صرف می شود.

نکته: هنگام صبح، قبل از آنکه خسته شوید برای مهمترین و باارزشترین امور خود برنامه ریزی کنید.

۶- در هر زمان تنها بر روی یک کار تمرکز کنید (یعنی یک زمان مشخص را به انجام چند کار اختصاص ندهید)

چند کاره بودن اتلاف وقت است. در عوض، به نتیجه بیشتری خواهید رسید اگر در هر زمان تنها بر روی یک کار تمرکز کنید. برای مثال، ساعتی را در صبح به کار بر روی یک بسته پیشنهادی برای یکی از مشتریان اختصاص دهید، سپس به خود یک استراحت کوتاه دهید.

۷- امور استراتژیک و کم ارزش را از یکدیگر جدا کنید

امور استراتژیک با ارزش بالا همان اموری هستند که شرکت ها و مشتریان برایشان وقت و هزینه صرف می کنند؛ اموری از قبیل رسیدن به ایده های ساخت محصولات جدید، راه های کاهش هزینه و پیشرفت های دیگر. با این وجود، سخت است که تمام طول روز دیدگاه های خلاقانه ارائه کرد. هنگامی که آخرین ساعت روز فرا می رسد و شما خسته اید، به کارهای کم اهمیتی مانند نصب آپدیت های امنیتی یا امحاء کاغذهای قدیمی بپردازید.  

۸- پروژه های عظیم را به امور کوچک تر تقسیم بندی کنید

توانایی انجام پروژه های عظیم یکی از مهمترین مهارت های مدیریت زمان محسوب می شود. برای مثال اگر شما منصوب شده اید تا در عرض ۶ یک کنفرانس بزرگ شرکتی را سازماندهی کنید، تلاشتان ممکن است غیر ممکن به نظر برسد.

با نوشتن یک برنامه و اخذ توصیه افرادی که پروژه هایی مشابه داشته اند، شروع کنید.

۹- هر روز سه وظیفه اولویتی مهم برای خود تعیین کنید

در ابتدای روز، آسان است که از عهده یک لیست انجام امور با ۱۲ آیتم بر بیاییم. متاسفانه، تماس های تلفنی برنامه ریزی نشده، درخواست های رئیس و امور دیگر به سرعت بهترین برنامه ها را به هم می ریزند. در عوض سه کار مهم را در هر روز برای انجام انتخاب کنید.

۱۰- یاد بگیرید که حین کار امور را به طور موثری به دیگران محول کنید

مدیران موثر (و افراد حرفه ای موفق) به طور روتین امور را به دیگران محول می کنند تا بتوانند بهتر بر روی کارشان تمرکز کنند. اقدامات اساسی جهت محول کردن امور به دیگران عبارتند از: کار و موعد مقرر ارائه کار را مشخص کنید، کار را برای کسی که قرار است آن را انجام دهد توضیح دهید و بخواهید که به طور منظم شما را در جریان پیشرفت کار قرار دهد.

۱۱- به محض اینکه توانستید، امور خانه را به دیگران محول کنید

در طول دهه ۲۰ زندگیتان، شما هنگام شروع حرفه تان سال های سختی خواهید داشت. اما زمانی که منابع مالی بیشتری در اختیار داشتید، فعالیت های خانگیتان را به دیگران محول کنید.

برای مثال شاید بخواهید از یک سرویس خشک شویی استفاده کنید تا لباس های کارتان همیشه مرتب و تمیز باشند.

۱۲- گذشته را مرور کنید تا پیشرفت کنید، نه اینکه دنبال مقصر باشید

تکرار اشتباهات گذشته یکی از بدترین روش ها برای استفاده سوء از زمان محدود است. به همین دلیل است که باید پروژه ها، ارائه کارها و عادات خود را به طور منظم مرور کنید. برای مثال اگر گوشی هوشمندتان همیشه حین کار شارژ تمام می کند، برای اداره یک شارژر بخرید. تبدیل این پیشرفت به عمل باعث ذخیره زمان می شود و از ناامیدی در آینده جلوگیری می کند.  

۱۳- برای هر کای یک موعد مقرر تحویل تعیین کنید

تعیین کردن موعد مقرر برای خودتان یکی از بهترین روش های ساماندهی است. یک کار بدون موعد مقرر به احتمال زیاد شما را ناامید خواهد کرد. اگر رئیستان تا جمعه به شما وقت دهد تا کاری را انجام دهید، شاید بخواهید تا پنجشنبه کار را به اتمام برسانید تا فرصت مرور آن را هم داشته باشید.

۱۴- در تقویم برای زمان نقل و انتقال برنامه ریزی کنید

زمان جابجایی یک واقعیت است که باید یاد بگیریم آن را مدیریت کنیم. برای مثال ممکن ۱۰ دقیقه طول بکشد تا از ساختمان اصلی اداره به ساختمان یکی از مشتریان که در نزدیکی اداره است، بروید. این بدین معناست که نمی توانید پشت سر هم برای ملاقات ها برنامه ریزی کنید و همچنان سر وقت یرسید.

نکته: برای زمان نقل و انتقالتان با درنظر گرفتن بدترین اتفاق ممکن (یعنی ترافیک سنگین) برنامه ریزی کنید؛ با این کار به احتمال زیاد زود به محل مورد نظرتان خواهید رسید.

۱۵- یک سیستم بازدهی ثابت شده مانند " انجام همه کارها" تعیین کنید

شما نیازی نیست تا به همه جوانب مدیریت زمان به تنهایی احاطه کامل داشته باشید. در عوض، زمان خود را صرف خواندن یک کتاب مدیریت زمان عالی مانند " انجام همه کارها " به قلم David Allen کنید و به ایده های آن عمل کنید.  

نکته: هر ماه زمانی را صرف خواندن کتاب های مناسبی کنید تا دانش جدیدی بدست آورید و بازدهی خود را بالا ببرید.

۱۶- در تقویم خود زمانی را برای استراحت و ریلکس کردن مشخص کنید

اگر عزمتان را جزم کرده اید تا به نتایج دلخواه برسید، نادیده گرفتن خودتان و تمام وقت کار کردن آسان است. به همین خاطر است که همیشه باید در برنامه تان زمانی را به انجام فعالیت های لذتبخش اختصاص دهید. برای مثال، ممکن است بخواهید شنبه ها بعد از ظهر کتاب دلخواهتان را بخوانید یا با دوستانتان بازی های ورزشی انجام دهید.

۱۷- در طول کار روزانه به خودتان استراحت دهید

طبق Popular Science تمام روز پشت میز نشستن و کار کردن برای سلامتی تان ضرر دارد. برای حفظ سلامتی و تمرکز- ورودی های کلیدی برای یک مدیریت زمان مناسب- در هر ساعت ۵ تا ۱۰ دقیقه به خود استراحت دهید و راه بروید. خوردن یک لیوان آب و کش دادن عضله هایتان تنها برای چند دقیقه، بدنتان را در موقعیت فوق العاده ای قرار می دهد.

۱۸- یاد بگیرید که به طور موثر "نه" بگویید

دادن پاسخ مثبت به مسئولیت های جدید هنگامی که تازه حرفه ای را شروع کرده اید روش بسیار خوبی برای ارتقاء حرفه تان است. این عادتی است که ممکن است تا مدتها با خود حفظ کنید. اگر عادت کرده اید که افراد را خوشحال کنید و برای گفتن "نه" با خود در کشمکش هستیدکتاب "قدرت نه گفتن: زیرا این یک کلمه کوچک می تواند سلامتی، وفور و خوشحالی به همراه بیاور" به قلم James Altucher و Claudia Azula Altucher را مطالعه کنید.

۱۹- از ارزش های خودتان برای تصمیم گیری در مورد زمانتان استفاده کنید

شناخت خودتان برای مدیریت زمانتان ضرروی است. برای مثال، اگر باارزش ترین موضوع نزد شما گذران وقت با خانواده است، باید الزامات کارتان را مطابق با این ارزش تعیین کنید. کشف ارزش ها اگر قبلا هرگز به این موضوع فکر نکرده اید، می تواند چالش برانگیز باشد.

۲۰- سریعا اشتباهاتتان را بپذیرید و پیش بروید

پوشش دهی اشتباهات وقتی هر کسی و از جمله شما را هدر می دهد. اگر اشتباهاتتان را بپذیرید، مسائل را حل کنید و پیش بروید، می توایند در زندگی چیزهای بسیار بیشتری بدست آورید. بیشتر مدیران علاقمند به فراموش کردن اشتباهات هستند، بویژه اگر شما صادق باشید و به سختی کار کنید تا مانع از تکرار مجدد آن اشتباه شوید.

منبع

lifehack

مشاهده مقالات بیشتر
مطالب بیشتر از این نویسنده سمیرا زاغیان
Load More In مدیریت و رهبری

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.بخشهای موردنیاز علامتگذاری شده اند *

این موارد رو هم بررسی کنید

اگر می خواهید ذهن خود را بهبود ببخشید، یک برنامه پر مشغله داشته باشید

اگر می خواهید ذهن خود را بهبود ببخشید، یک برنامه پر مشغله داشته باشیدReviewed by دقیقه on …