صفحه نخست دسته‌بندی نشده چهار روش کارآمد برای تحلیل و بررسی فرآیند کسب وکار

چهار روش کارآمد برای تحلیل و بررسی فرآیند کسب وکار

3333
چهار روش کارآمد برای تحلیل و بررسی فرآیند کسب وکارReviewed by سارا حق شناس on Sep 22Rating:

فرآیندهای کسب و کار به مرور زمان توسعه می یابند و تغییر می کند. اغلب این گونه فرآیندها به گونه ای توسعه می یابند تا بتوانند با نیازهای جدید کسب و کار هماهنگ شوند. به مرور زمان تغییراتی که در فرآیندهای کسب و کار رخ می دهد و همچنین تغییراتی که در محیط این گونه کسب و کارها رخ می دهد باعث می شود فرآیندهای کسب و کار ناکارآمد به نظر برسند. تحلیل فرآیندهای کسب و کار منجر به تشخیص نقص ها و ناکارآمدی های موجود در آنها می گردد و تصحیح فرآیندها باعث می شود میزان هزینه آنها کاهش یابد و میزان کیفیت نتایج حاصل از آنها را نیز افزایش می دهد.

روش اول: تشخیص این مطلب که کدام یک از فرآیندهای کسب و کار به تحلیل نیاز دارند؟ 

در جست و جوی علائم ناکارآمدی و نقص در فرآیندهای کسب و کار باشید، علائمی مانند صف های طولانی برای دریافت خدمات، زمان انتظار طولانی و زیاد بودن حجم کارهای عقب افتاده. همچنین سعی کنید عملکردهای ضعیف را تشخیص بدهید. حوزه هایی که برای مدت زمان طولانی کاری بر روی آنها صورت نگرفته نیز از جمله نواقص موجود در فرآیند کسب و کار می باشند.

روش دوم: موارد مورد نیاز فرآیند کسب و کار را تشخیص بدهید. 

با افرادی که در فرآیند کسب و کار مشغول به کار هستند، مصاحبه کنید.

از آنها بپرسید که در حال انجام چه کاری هستند و به چه دلیل این کار را انجام می دهند.

درباره این مطلب تحقیق کنید که به منظور اجرای هر یک از عملکردها  چه نوع اطلاعات و ورودی هایی مورد نیاز می باشد. همچنین منبع هر یک از ورودی ها را نیز تعیین کنید.

نتایج فرآیندها و آنچه که در نهایت به دست می آید را تعیین کنید و همچنین به تعیین این مطلب بپردازید که دریافت کنندگان محصولات چگونه افرادی هستند و به چه دلیل به محصولاتی که به آنها ارائه می دهید، نیاز دارند.

مصاحبه گروهی و جلسات توجیهی برگزار کنید  

از جلسات توجیهی گروهی استفاده کنید و اطلاعاتی را که در حین جمع آوری اطلاعات اولیه درباره فرآیند کسب و کار به دست آورده اید و همچنین اطلاعاتی را که در حین مصاحبه تک به تک با اعضای گروه جمع آوری کرده اید را مورد تحلیل و بررسی قرار دهید و سعی کنید آنها را اصلاح کنید. از این طریق می توانید به بهترین نحو ممکن تصورات غلط و اشتباهات افراد فعال در فرآیند کسب و کار را شناسایی و اصلاح کنید.

اطلاعاتی را که به دست آورده اید را خلاصه نویسی کنید و این گونه اطلاعات را در میان افراد فعال در فرآیند کسب و کار توزیع کنید. اطلاعات را در میان افرادی که با آنها مصاحبه کرده اید و همچنین افرادی که با آنها مصاحبه نکرده اید نیز توزیع کنید و نظر آنها را درباره اطلاعات جویا شوید.

روش سوم: فرآیند کنونی کسب و کار را ثبت کنید و به صورت مکتوب درآورید 

برای پیاده کردن اصول و دستورالعمل های فرآیند کسب و کار جدولی را تهیه کنید، با استفاده از این جدول می توانید یک فرآیند کسب و کار چند مرحله ای را به صورت بصری به نمایش بگذارید و انجام این کار می تواند بسیار مفید باشد.

این گونه جدول ها را می توان هم به صورت دستی و هم با استفاده از برنامه های نرم افزاری جدول کشی تهیه کرد. در این زمینه می توان از برنامه های پردازنده کلمه و یا برنامه های صفحه گسترده (Spreadsheet program: سند الکترونیکی که داده ها را وارد ردیف و ستون های آن می کنند و با استفاده از برنامه می توان به محاسبه داده ها پرداخت. مترجم.) که دارای عملکرد جدول کشی نیز هستند، استفاده کرد. برنامه هایی که مخصوص جدول کشی هستند نیز می توانند در این زمینه بسیار مفید باشند.

صفحه ای را به ردیف های مساوی تقسیم بندی کنید. ورودی ها را در ردیف اول و خروجی ها را در ردیف آخر وارد کنید. در ردیف های میانی فعالیت هایی را که در طول فرآیند باید انجام بدهید را بنویسید.

هریک از عملکردهایی را که باید انجام بدهید را وارد ردیفی کنید که مخصوص آن عملکرد می باشد. ورودی های هر یک از عملکردها را در ردیف بالای آن عملکرد یعنی در ردیف مخصوص به ورودی ها وارد کنید و خروجی های آنها  را در ردیف پایین آن عملکرد یعنی در ردیف مخصوص خروجی ها بنویسید. به این نکته توجه کنید که خروجی هر عملکرد اغلب می تواند ورودی عملکرد بعدی باشد. ورودی ها، عملکردها و خروجی ها را با استفاده از فلش به یکدیگر متصل کنید تا جهت گیری جریان فرآیند کسب و کار را نشان دهید.

روش چهارم: موارد مورد نیاز فرآیند کسب و کار را مورد تحلیل و بررسی قرار دهید  

هر یک از عملکردها را مورد تحلیل قرار دهید. فعالیت های انجام شده در هر عملکرد را مورد ارزیابی قرار دهید: آیا فعالیت ها به اندازه کافی کارآمد و مناسب هستند؟ آیا تمامی فعالیت ها بر روی محقق شدن اهداف عملکرد متمرکز شده اند؟

نتایج به دست آمده از مصاحبه های فردی و تک به تک را با یکدیگر مقایسه کنید. تناقضات موجود در مصاحبه ها را بیابید. برای مثال آیا یکی از مراحل موجود در فرآیند، ورودی ای را به مرحله بعد وارد می کند که برای آن مرحله مفید نباشد؟

فعالیت ها و خروجی هایی را که غیر ضروری هستند را شناسایی کنید.

فرآیند کسب و کار را بر اساس موارد مورد نیازی که در طول مصاحبه ها و جلسات توجیهی شناسایی شده اند، طراحی کنید، روند این فرآیند را با روند فرآیندی که در حال حاضر در کسب و کار شما جریان دارد، مقایسه کنید. تغییرات احتمالی فرآیند را بر اساس مقایسه فرآیندی که در حال حاضر در حال اجرای آن هستید با فرآیندی که با استفاده از شناسایی موارد مورد نیاز به دست آورده اید، تشخیص دهید.

مشاهده مقالات بیشتر
مطالب بیشتر از این نویسنده سارا حق شناس
Load More In دسته‌بندی نشده

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.بخشهای موردنیاز علامتگذاری شده اند *

این موارد رو هم بررسی کنید

بازدهی و نتیجه ی خوب در یک جلسه کاری

بازدهی و نتیجه ی خوب در یک جلسه کاریReviewed by سارا حق شناس on Dec 28Rating: امروزه در مر…